Elektronischer Rechnungseingang
Leistungsbeschreibung
Die Wallfahrtsstadt Kevelaer nimmt elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Fomat XRechnung-Standard (oder auch ZUGFeRD/Faktur-X) an. Welches Format gewählt wird, bleibt dem Rechnungssteller überlassen.
Eine elektronische Rechnung enthält strukturierte Daten. Diese Daten werden automatisch übertragen. Sie fließen direkt in die IT-Verfahren der Wallfahrtsstadt Kevelaer (Rechnungsempfängerin) ein. Eine PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung gemäß der Norm EN 16931 und erfüllt damit nicht die Voraussetzungen. Dennoch empfängt und bearbeitet die Wallfahrtsstadt Kevelaer auch Rechnungen im PDF-Format. Weitere Infos zur Übersendung etc. siehe unten.
Um einen effizienten Ablauf des elektronischen Rechnungsversandes bzw. -empfanges sicherstellen zu können, sind die folgenden Formalitäten zwingend anzuwenden:
Rechnungen als X-Rechnungen:
- Für die Umwandlung der Rechnung verwenden Sie bitte das Portal des Landes NRW https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
- Für die Weiterleitung der X-Rechnung verwenden Sie bitte die Leitweg-ID (051540032032-31001-85) der Wallfahrtsstadt Kevelaer. Diese ist in der Fußzeile jedes Schreibens zu finden.
Rechnungen im PDF-Format:
- Für den Versand von Rechnungen per E-Mail verwenden Sie bitte ausschließlich die folgende Email-Adresse: fibu@kevelaer.de - bitte etwaige bisher bekannte E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand löschen!
- Verwenden Sie die vorgenannte Mailadresse bitte ausschließlich für Rechnungen die an die Wallfahrtsstadt Kevelaer (nicht Stadtwerke, Technische Betriebe oder Niersenergie GmbH) adressiert sind.
- Das Postfach ist ausnahmslos für den Versand von elektronischen Rechnungen bestimmt.
- Bei elektronischem Versand ist auf zusätzliche Zusendung von Rechnungen per Post zu verzichten.
- Bitte senden Sie die Rechnungen ausschließlich als Anhang im PDF(A) Format.
- Pro Rechnung ist eine PDF-Datei zu erzeugen. Der E-Mail-Text wird automatisch mit digitalisiert.
- das PDF muss direkt an der E-Mail anhängen (nicht zusätzlich elektronisch verpackt).
- Es können vom System nur die Emails verarbeitet werden, die die o.g. Voraussetzungen erfüllen (zwingend PDF-Anhang).
Was sollte ich noch wissen?
Bitte haben Sie Verständnis, dass eine ordnungsgemäße und schnelle Verarbeitung sowie Bezahlung Ihrer Rechnungen nur erfolgen kann, wenn die genannten Parameter eingehalten werden.