Elektroniczny odbiór faktur
Opis usługi
Miasto pielgrzymkowe Kevelaer przyjmuje faktury elektroniczne (e-faktury) w formacie zgodnym ze standardem XRechnung (lub ZUGFeRD/Faktur-X). Wybór formatu pozostaje w gestii wystawcy faktury.
Faktura elektroniczna zawiera dane ustrukturyzowane. Dane te są przekazywane automatycznie. Trafiają one bezpośrednio do systemów informatycznych miasta pielgrzymkowego Kevelaer (odbiorcy faktury). Plik PDF nie jest uznawany za fakturę elektroniczną zgodnie z normą EN 16931 i w związku z tym nie spełnia wymaganych warunków. Niemniej jednak miasto pielgrzymkowe Kevelaer przyjmuje i przetwarza również faktury w formacie PDF. Więcej informacji na temat przesyłania itp. znajduje się poniżej.
Aby zapewnić sprawny przebieg procesu elektronicznego wysyłania i odbierania faktur, należy bezwzględnie przestrzegać następujących wymogów formalnych:
Faktury w formacie X-Rechnung:
- W celu przekształcenia faktury prosimy skorzystać z portalu kraju związkowego Nadrenia Północna-Westfalia https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
- W celu przekazania faktury X prosimy o użycie identyfikatora trasy (051540032032-31001-85) miasta pielgrzymkowego Kevelaer. Znajduje się on w stopce każdego pisma.
Faktury w formacie PDF:
- W celu wysyłania faktur pocztą elektroniczną prosimy o korzystanie wyłącznie z poniższego adresu e-mail: fibu@kevelaer.de – prosimy o usunięcie wszelkich dotychczasowych adresów e-mail używanych do wysyłania faktur!
- Prosimy o wykorzystywanie powyższego adresu e-mail wyłącznie do wysyłania faktur adresowanych do miasta pielgrzymkowego Kevelaer (a nie do Stadtwerke, Technische Betriebe ani Niersenergie GmbH).
- Skrzynka pocztowa jest przeznaczona wyłącznie do wysyłania faktur elektronicznych.
- W przypadku wysyłki elektronicznej należy zrezygnować z dodatkowego wysyłania faktur pocztą tradycyjną.
- Prosimy o przesyłanie faktur wyłącznie jako załączniki w formacie PDF(A).
- Dla każdej faktury należy wygenerować plik PDF. Treść wiadomości e-mail zostanie automatycznie zarchiwizowana.
- Plik PDF musi być dołączony bezpośrednio do wiadomości e-mail (bez dodatkowego pakowania w format elektroniczny).
- System może przetwarzać wyłącznie wiadomości e-mail spełniające powyższe warunki (obowiązkowy załącznik w formacie PDF).
Co jeszcze powinienem wiedzieć?
Prosimy o wyrozumiałość – prawidłowe i szybkie rozliczenie oraz opłacenie Państwa faktur jest możliwe wyłącznie pod warunkiem przestrzegania wymienionych warunków.