Електронне отримання рахунків-фактур
Опис послуги
Місто-паломницький центр Кевелаер приймає електронні рахунки (е-рахунки) у форматі стандарту XRechnung (або ZUGFeRD/Faktur-X). Вибір формату залишається на розсуд виставника рахунку.
Електронний рахунок-фактура містить структуровані дані. Ці дані передаються автоматично. Вони безпосередньо надходять до ІТ-систем міста-паломницького центру Кевелаер (одержувача рахунку-фактури). Файл у форматі PDF не вважається електронним рахунком відповідно до стандарту EN 16931 і, отже, не відповідає встановленим вимогам. Проте місто-паломницький центр Кевелаер також приймає та обробляє рахунки у форматі PDF. Додаткову інформацію щодо надсилання тощо див. нижче.
Щоб забезпечити ефективний процес електронного надсилання та отримання рахунків-фактур, необхідно обов’язково дотримуватися таких формальних вимог:
Рахунки у форматі X-Rechnung:
- Для переоформлення рахунку, будь ласка, скористайтеся порталом землі Північний Рейн-Вестфалія https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
- Для пересилання X-рахунку, будь ласка, використовуйте ідентифікатор маршруту (051540032032-31001-85) міста-паломницького центру Кевелаер. Його можна знайти в нижньому колонтитулі кожного листа.
Рахунки у форматі PDF:
- Для надсилання рахунків електронною поштою, будь ласка, використовуйте виключно наступну адресу електронної пошти: fibu@kevelaer.de — будь ласка, видаліть усі відомі вам на сьогодні адреси електронної пошти, на які раніше надсилалися рахунки!
- Будь ласка, використовуйте зазначену вище електронну адресу виключно для рахунків-фактур, адресованих місту-паломницькому Кевелаеру (а не комунальному підприємству, технічним службам або компанії «Niersenergie GmbH»).
- Ця поштова скринька призначена виключно для надсилання електронних рахунків.
- У разі електронної відправки слід утриматися від додаткового надсилання рахунків поштою.
- Будь ласка, надсилайте рахунки виключно у вигляді вкладення у форматі PDF(A).
- Для кожного рахунку слід створити файл у форматі PDF. Текст електронного листа автоматично оцифровується разом із ним.
- PDF-файл має бути безпосередньо вкладений до електронного листа (без додаткового електронного упакування).
- Система може обробляти лише ті електронні листи, які відповідають зазначеним вище вимогам (обов’язковий вкладення у форматі PDF).
Що ще потрібно знати?
Просимо з розумінням поставитися до того, що належна та оперативна обробка, а також оплата ваших рахунків можливі лише за умови дотримання зазначених параметрів.