Elektronische ontvangst van facturen
Beschrijving van de service
De bedevaartsstad Kevelaer accepteert elektronische facturen (e-facturen) in het XRechnung-standaardformaat (of ook ZUGFeRD/Faktur-X). Welk formaat wordt gekozen, is aan de factuuruitgever.
Een elektronische factuur bevat gestructureerde gegevens. Deze gegevens worden automatisch verzonden. Ze worden rechtstreeks verwerkt in de IT-systemen van de bedevaartsstad Kevelaer (de ontvanger van de factuur). Een PDF-bestand wordt niet beschouwd als een e-factuur volgens de norm EN 16931 en voldoet dus niet aan de vereisten. Desondanks ontvangt en verwerkt de bedevaartstad Kevelaer ook facturen in PDF-formaat. Zie hieronder voor meer informatie over het verzenden enz.
Om een efficiënt verloop van het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen te kunnen waarborgen, moeten de volgende formaliteiten strikt worden nageleefd:
Facturen als X-facturen:
- Gebruik voor de omzetting van de factuur het portaal van de deelstaat Noordrijn-Westfalen: https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft/e-rechnung-nrw
- Gebruik voor het doorsturen van de X-factuur alstublieft de route-ID (051540032032-31001-85) van het bedevaartsoord Kevelaer. Deze staat vermeld in de voettekst van elke brief.
Facturen in PDF-formaat:
- Gebruik voor het versturen van facturen per e-mail uitsluitend het volgende e-mailadres: fibu@kevelaer.de – verwijder alstublieft alle e-mailadressen die u tot nu toe voor het versturen van facturen hebt gebruikt!
- Gebruik het bovengenoemde e-mailadres uitsluitend voor facturen die zijn geadresseerd aan de bedevaartstad Kevelaer (niet aan Stadtwerke, Technische Betriebe of Niersenergie GmbH).
- De mailbox is uitsluitend bestemd voor het verzenden van elektronische facturen.
- Bij elektronische verzending dient u af te zien van het aanvullend versturen van facturen per post.
- Gelieve de facturen uitsluitend als bijlage in PDF(A)-formaat te versturen.
- Per factuur moet één PDF-bestand worden aangemaakt. De tekst van de e-mail wordt automatisch mee gedigitaliseerd.
- Het PDF-bestand moet rechtstreeks aan de e-mail worden toegevoegd (zonder extra elektronische verpakking).
- Het systeem kan alleen e-mails verwerken die aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen (een PDF-bijlage is verplicht).
Wat moet ik nog meer weten?
Wij vragen uw begrip voor het feit dat uw facturen alleen correct en snel kunnen worden verwerkt en betaald als aan de genoemde voorwaarden wordt voldaan.