Miasto pielgrzymkowe Kevelaer robi kolejny ważny krok w kierunku cyfryzacji i nowoczesnej komunikacji z mieszkańcami: voicebot nie będzie już używany tylko poza godzinami otwarcia, ale teraz będzie również wspierał biuro obywatelskie w regularnych godzinach pracy.
Nowy cyfrowy asystent odbiera połączenia z centralnym numerem ratusza i prowadzi dzwoniących przez najważniejsze kwestie w krótkim, zrozumiałym dialogu. Na pierwszy plan wysuwają się dwie funkcje:
- Informacje bezpośrednie:
W przypadku najczęściej zadawanych pytań - takich jak godziny otwarcia, osoby kontaktowe, formularze, wymagane dokumenty lub inne standardowe usługi - obywatele natychmiast otrzymują odpowiednie informacje.
- Kontakt osobisty:
W przypadku indywidualnych obaw lub gdy wymagane są osobiste wyjaśnienia, dzwoniący są przekierowywani do Biura Obywatelskiego. Mogą tam przedstawić swoje obawy i otrzymać bezpośrednie wsparcie lub zostać przekierowani do odpowiedniej osoby kontaktowej lub wyspecjalizowanego działu.
Voicebot uzupełnia istniejący zakres usług oferowanych przez miasto pielgrzymkowe Kevelaer. Osobiste konsultacje, informacje telefoniczne od pracowników i informacje na miejskiej stronie internetowej pozostają głównymi elementami usługi obywatelskiej.
"Osobisty kontakt pozostaje dla nas ważny", podkreśla burmistrz dr Dominik Pichler. "Dzięki Voicebotowi wykorzystujemy opcje cyfrowe, aby skrócić czas oczekiwania, poprawić dostępność i odciążyć naszych pracowników w ukierunkowany sposób".
Wskazówki dotyczące optymalnego użytkowania
Aby robot głosowy mógł dobrze zrozumieć Twoją prośbę i szybko Ci pomóc, zalecamy
- Mów wyraźnie i pełnymi zdaniami.
- Poczekaj, aż robot głosowy się odezwie.
- Opisz swoją prośbę tak szczegółowo, jak to możliwe (np. "Chciałbym ubiegać się o dowód osobisty" zamiast po prostu "dowód osobisty").
W najlepszym przypadku cyfrowy asystent może udzielić informacji bezpośrednio lub szybko połączyć użytkownika z biurem obywatelskim.
Twoja opinia jest mile widziana. Czy chciałbyś opowiedzieć nam o swoich doświadczeniach z naszym voicebotem lub przedstawić sugestie dotyczące ulepszenia usługi? W takim razie wyślij nam wiadomość e-mail na adres: digital@kevelaer.de.
Ochrona i bezpieczeństwo danych
Podczas korzystania z voicebota przestrzegane są obowiązujące przepisy o ochronie danych. Przetwarzane są wyłącznie informacje wymagane do przetworzenia zapytania. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do żadnych innych celów.
Voicebot korzysta z miejskiej strony internetowej i bazy wiedzy, aby udzielać odpowiedzi. Usługa jest stale rozwijana i dostosowywana do potrzeb obywateli. W tym celu rozmowy mogą być nagrywane i analizowane pod kątem jakości - wyłącznie za zgodą dzwoniącego. Prosimy o pomoc w doskonaleniu usługi i wyrażenie zgody na nagrywanie rozmowy.
Kontekst
Wiele władz lokalnych w Niemczech w coraz większym stopniu polega na cyfrowych systemach wsparcia, aby radzić sobie z rosnącą ilością komunikacji i efektywniej organizować swoje usługi. Kevelaer również wykorzystuje te możliwości w celu dalszej poprawy obsługi obywateli.
"Naszym celem jest połączenie rutynowych zapytań, a tym samym zapewnienie większej ilości czasu na złożone wnioski, takie jak wnioski paszportowe", wyjaśnia Werner Barz, szef działu usług wewnętrznych i biura obywatelskiego. "Jednocześnie zapewniamy, że dzwoniący otrzymują pomoc szybko i w ukierunkowany sposób".