Over-certificering van documenten van de burgerlijke stand

Een akte van de burgerlijke stand die is afgegeven door de burgerlijke stand van het bedevaartsoord Kevelaer en die u in het buitenland wilt gebruiken, moet in individuele gevallen worden gelegaliseerd. De legalisatie wordt uitgevoerd in de vorm van een apostille of legalisatie. De apostille wordt afgegeven door het districtsbestuur van Düsseldorf, afdeling 21, Am Bonneshof 35 in 40474 Düsseldorf (telefoon: 0 21 14 75 20 23) voor documenten die zijn afgegeven door de burgerlijke stand van het bedevaartsoord Kevelaer. Hieronder vindt u een uitleg van de gebruikte termen.

Bron: Federaal Ministerie van Buitenlandse Zaken Berlijn:

Apostille op Duitse documenten van de burgerlijke stand:

"In staten die partij zijn bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare documenten, wordt de anders vereiste legalisatie vervangen door de zogenaamde Haagse Apostille."

De apostille bevestigt de authenticiteit van een openbaar document, dat in het origineel moet worden voorgelegd. Voor Duitse documenten wordt de apostille afgegeven door een aangewezen Duitse autoriteit. Het is niet nodig dat de diplomatieke vertegenwoordiging van het land waar het document wordt gebruikt hierbij betrokken is.

De overeenkomst is van toepassing op de volgende landen in relatie tot Duitsland (per augustus 2016):

Andorra, Antigua en Barbuda, Argentinië, Armenië, Australië, Bahama's, Bahrein, Barbados, Belarus, België*, Belize, Bosnië-Herzegovina, Botswana, Brunei Darussalam, Bulgarije, China (alleen voor documenten uit de Speciale Administratieve Regio's Hongkong en Macau), Cookeilanden, Costa Rica, Denemarken* (behalve Groenland en Faeröer), Dominica, Ecuador, El Salvador, Estland, Fiji, Finland, Frankrijk*, Georgië, Grenada, Griekenland*, Honduras, Ierland, IJsland, Israël, Italië*, Japan, Kaapverdië, Kazachstan, Colombia, Kroatië, Lesotho, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg*, Malawi, Malta, Marshalleilanden, Mauritius, Macedonië, Mexico, Monaco, Montenegro, Namibië, Nieuw-Zeeland (met uitzondering van Tokelau), Nicaragua, Nederland (ook voor Aruba, Curaçao, Sint Maarten en het Caribische deel van het land, Bonaire, Sint Eustatius en Saba), Niue, Noorwegen, Oman, Oostenrijk*, Panama, Peru, Polen, Portugal, Roemenië, Russische Federatie, Samoa, San Marino, Sao Tomé en Principe, Zweden, Zwitserland*, Servië, Seychellen, Slowakije, Slovenië, Spanje, St. Kitts en Nevis, St. Lucia, St. Vincent en de Grenadines, Zuid-Afrika, Zuid-Korea, Suriname, Swaziland, Tonga, Trinidad en Tobago, Tsjechië, Turkije, Oekraïne, Hongarije, Uruguay, Vanuatu, Venezuela, Verenigd Koninkrijk (ook voor Anguilla, Bermuda, Caymaneilanden, Falklandeilanden, Gibraltar, Guernsey, Eiland Man, Jersey, Britse Maagdeneilanden, Montserrat, Sint-Helena, Turks- en Caicoseilanden), Verenigde Staten, Cyprus.

* Er zijn bijkomende bilaterale overeenkomsten met deze landen (zie Sectie II), die voorzien in de vrijstelling van elke formaliteit, inclusief de apostille, voor bepaalde documenten.

Albanië, Azerbeidzjan, Burundi, Dominicaanse Republiek, India, Kirgizië, Kosovo, Liberia, Moldavië, Mongolië, Paraguay, Tadzjikistan en Oezbekistan zijn ook toegetreden tot het Apostilleverdrag. Duitsland heeft echter bezwaar aangetekend tegen de toetreding van deze landen, wat betekent dat het verdrag niet van toepassing is tussen Duitsland en deze landen.

Legalisatie van Duitse openbare documenten Duitse documenten die niet onder het Apostilleverdrag vallen, kunnen wordengelegaliseerd. Of legalisatie nodig is, kun je te weten komen bij het buitenlandse kantoor waar het Duitse document moet worden ingediend. De legalisatie wordt uitgevoerd door de diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging van het betreffende buitenland in Duitsland.

De buitenlandse vertegenwoordiging mag zelf bepalen hoe zij zekerheid verkrijgt over de authenticiteit van het document. Als zij niet zelf altijd actuele voorbeelden van handtekeningen en zegels van alle relevante autoriteiten bijhoudt voor vergelijkingsdoeleinden of voor elke legalisatie de registers van de verstrekker van het document raadpleegt, moet de buitenlandse vertegenwoordiging aanvullende procedures ontwikkelen. Dit geldt vooral in een land als Duitsland, waar het aantal documentautoriteiten - vooral voor de vertegenwoordigingen van buitenlandse landen - moeilijk bij te houden is. Meestal is hiervoor een voorafgaande legalisatie van het document door de Duitse autoriteiten vereist, soms ook een verdere legalisatie, die definitieve legalisatie of ook overcertificatie wordt genoemd. Bindende informatie over de vereisten voor legalisatie en de kosten kun je krijgen bij de betreffende buitenlandse vertegenwoordiging in Duitsland.

De informatie wordt verstrekt zonder garantie, aangezien er op elk moment wijzigingen kunnen optreden in internationale overeenkomsten en relaties met andere landen.