Het bedevaartsoord Kevelaer zet opnieuw een belangrijke stap in de richting van digitalisering en moderne communicatie met de burgers: een voicebot wordt niet langer alleen buiten openingstijden ingezet, maar ondersteunt nu ook het burgerloket tijdens de reguliere diensturen.
De nieuwe digitale assistent beantwoordt oproepen naar het centrale nummer van het gemeentehuis en leidt bellers door de belangrijkste kwesties in een korte, begrijpelijke dialoog. Twee functies staan centraal:
- Directe informatie:
Voor veelgestelde vragen - zoals openingstijden, contactpersonen, formulieren, vereiste documenten of andere standaarddiensten - krijgen burgers direct de juiste informatie.
- Persoonlijk contact:
Voor individuele problemen of als persoonlijke verduidelijking nodig is, worden bellers doorverbonden met het Citizens' Office. Ze kunnen daar hun zorgen uiten en directe ondersteuning krijgen of worden doorverbonden met de relevante contactpersoon of gespecialiseerde afdeling.
De Voicebot is een aanvulling op het bestaande dienstenaanbod van het bedevaartsoord Kevelaer. Persoonlijke consulten, telefonische informatie van medewerkers en informatie op de gemeentelijke website blijven centrale onderdelen van de dienstverlening aan de burger.
"Persoonlijk contact blijft belangrijk voor ons," benadrukt burgemeester Dr Dominik Pichler. "Met de Voicebot zetten we digitale mogelijkheden in om wachttijden te verkorten, de beschikbaarheid te verbeteren en onze medewerkers gericht te ontlasten."
Tips voor optimaal gebruik
Om ervoor te zorgen dat de voicebot je verzoek goed begrijpt en je snel kan helpen, raden we het volgende aan
- Spreek duidelijk en in volledige zinnen.
- Wacht tot de voicebot heeft gesproken.
- Omschrijf je verzoek zo specifiek mogelijk (bijv. "Ik wil graag een ID-kaart aanvragen" in plaats van alleen "ID-kaart").
In het beste geval kan de digitale assistent direct informatie geven of je snel doorverbinden met het burgerloket.
Uw feedback is van harte welkom. Wil je ons vertellen over je ervaringen met onze voicebot of suggesties doen om de service te verbeteren? Stuur ons dan een e-mail naar: digital@kevelaer.de.
Gegevensbescherming en -beveiliging
Bij het gebruik van de voicebot worden de geldende regels voor gegevensbescherming in acht genomen. Alleen de informatie die nodig is om de aanvraag te verwerken, wordt verwerkt. Persoonlijke gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt.
De voicebot gebruikt de gemeentelijke website en een kennisbank om antwoorden te geven. De dienst wordt voortdurend ontwikkeld en aangepast aan de behoeften van de burgers. Daarom kunnen gesprekken worden opgenomen en geanalyseerd voor kwaliteitsdoeleinden - alleen met toestemming van de beller. Help ons te verbeteren en geef toestemming voor het opnemen van uw gesprek.
Achtergrond
Veel lokale overheden in Duitsland vertrouwen in toenemende mate op digitale hulpsystemen om het hoofd te bieden aan de toenemende hoeveelheid communicatie en om hun diensten efficiënter te organiseren. Kevelaer benut deze mogelijkheden ook om de dienstverlening aan de burger verder te verbeteren.
"Ons doel is om routinevragen te bundelen en zo meer tijd te creëren voor complexe aanvragen zoals paspoortaanvragen," legt Werner Barz, hoofd van Interne Diensten en Burgerkantoor, uit. "Tegelijkertijd zorgen we ervoor dat bellers snel en gericht worden geholpen."