Juridisch bindende elektronische communicatie

Het gebruik van e-mail in het dagelijkse bedrijfsleven wordt steeds gewoner. In het bijzonder biedt communicatie tijdsvoordelen voor zowel de verzender als de ontvanger. Het is al jaren mogelijk om elektronisch contact op te nemen met Stadtwerke Kevelaer. Alle organisatieonderdelen en medewerkers van Stadtwerke Kevelaer zijn rechtstreeks per e-mail bereikbaar.

Vanaf nu kunnen juridisch bindende e-mails ook naar Stadtwerke Kevelaer gestuurd worden via het centrale e-mailadres vps@stadtwerke-kevelaer.de. Wettelijk bindend is wanneer de schriftelijke vorm met een handgeschreven handtekening wettelijk verplicht is.

De handgeschreven handtekening kan in de elektronische procedure worden vervangen door een gekwalificeerde elektronische handtekening die voldoet aan de eisen van paragraaf 2(1)(2) van de Duitse wet op de digitale handtekening(SigG).

Het door Stadtwerke Kevelaer ontvangen elektronische formulier heeft dezelfde rechtsgevolgen als het ondertekende papieren formulier.

Houdt u er rekening mee dat Stadtwerke Kevelaer alleen gekwalificeerde elektronische handtekeningen kan verifiëren van de certificaat service providers (trust centers) genoemd in de algemene voorwaarden voor elektronische communicatie. Als u andere handtekeningen gebruikt, vervangen deze niet de schriftelijke vorm in de elektronische communicatie met Stadtwerke Kevelaer.

Bovendien kunnen berichten naar de administratie in de toekomst versleuteld worden verzonden om vertrouwelijkheid te garanderen. Dit voorkomt dat e-mails met gevoelige inhoud ongemerkt door onbevoegden kunnen worden gelezen of gemanipuleerd. Om de technische innovaties te implementeren, heeft Stadtwerke Kevelaer een virtuele postkamer, kortweg VPS, opgezet.

Randvoorwaarden voor elektronische communicatie in administratieve procedures

Volgens de bepalingen van het administratief recht(§ 3a van de wet op de administratieve procedure voor de deelstaat Noordrijn-Westfalen - VwVfG NRW) is juridisch bindende elektronische communicatie mogelijk in administratieve procedures, op voorwaarde dat de ontvanger toegang heeft geopend voor dit doel. § Paragraaf 126a van het Duitse Burgerlijk Wetboek is dienovereenkomstig van toepassing in het privaatrecht.

Elektronische toegang (het verzenden van elektronische documenten) tot Stadtwerke Kevelaer voor juridisch bindende elektronische communicatie tussen burgers, privaat- en publiekrechtelijke rechtspersonen en Stadtwerke in de zin van artikel 3 a VwVfG NRW is open.

Juridisch bindende kennisgevingen en documenten kunnen elektronisch worden verzonden naar Stadtwerke Kevelaer via de Stadtwerke Kevelaer virtuele postkamer(VPS). De handgeschreven handtekening die vereist is voor veel officiële procedures wordt vervangen door de gekwalificeerde elektronische handtekening.

De totale grootte van e-mails die kunnen worden ontvangen, is beperkt tot 35 MB. Grotere e-mails worden automatisch geweigerd.

Om de vertrouwelijkheid van je berichten te waarborgen, kun je versleutelde berichten naar ons sturen. De volgende versleutelingsmethoden worden ondersteund door Stadtwerke Kevelaer.

• S/MIME

Voor de encryptie heb je onze zogenaamde publieke sleutel nodig. Deze kan worden gedownload in het downloadgedeelte van deze pagina.

Stadtwerke Kevelaer kan momenteel de authenticiteit en geldigheid van handtekeningen van de volgende certificatiedienstverleners (trust centers) verifiëren:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCentre

Als je andere handtekeningen gebruikt dan hierboven vermeld, vervangt dit niet de schriftelijke vorm! Een schriftelijke nota volgt!

Als je nog geen gebruik kunt maken van elektronische communicatietechnologie, gebruik dan communicatie op papier.

Als er tijdens de implementatie van e-overheidstoepassingen andere of aanvullende mogelijkheden ontstaan, wordt u hier of op een geschikte manier geïnformeerd.

Als u e-mails met bestandsbijlagen naar Stadtwerke Kevelaer stuurt, houd er dan rekening mee dat de administratie niet alle gangbare bestandsformaten en toepassingen op de markt kan ondersteunen.

De volgende bestandsformaten kunnen worden bewerkt:

Adobe Acrobat (.pdf) Rich Text Format (.rtf) Tekstbestanden in ASC II-indeling (.txt) Microsoft Word (.doc,.docx) Microsoft Excel (.xls,.xlsx) Uitwisseling van eenvoudig gestructureerde gegevens (.



csv) Microsoft Powerpoint (.ppt, .pps) Joint Photographic Experts Group (.jpg of .jpeg) Beeldbestanden in Tagged Image File Format (.tif) Tekenbestanden (.dwg,.dxf)

Algemene informatie over elektronische communicatie:

De totale grootte van inkomende e-mails is beperkt tot 20 megabytes(MB). Grotere e-mails worden automatisch geweigerd

Houd er rekening mee dat bij het verzenden van een e-mail aan Stadtwerke Kevelaer onbevoegde toegang of vervalsing tijdens de verzending niet kan worden uitgesloten.

Als een e-mail niet kan worden verwerkt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld door de ontvanger. Dit kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door computervirussen, algemene technische problemen of afwijkingen van de bovengenoemde technische voorwaarden.

Deze informatie geldt alleen voor communicatie met Stadtwerke Kevelaer en niet voor verwijzingen naar aanbiedingen van derden, bijvoorbeeld van andere overheden.

Encryptie

Om de vertrouwelijkheid van uw berichten te waarborgen, kunt u deze versleuteld versturen naar Stadtwerke Kevelaer.

De publieke sleutel van Stadtwerke Kevelaer is beschikbaar om te downloaden:

Als u bestandsformaten gebruikt die afwijken van de bovenstaande, kan uw e-mail niet worden verwerkt.

Als uw e-mail niet kan worden verwerkt, wordt u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gesteld. Dit kan bijvoorbeeld worden veroorzaakt door computervirussen, algemene technische problemen of afwijkingen van de bovenstaande technische voorwaarden.

Bovenstaande informatie geldt alleen voor communicatie met Stadtwerke Kevelaer en niet voor verwijzingen naar aanbiedingen van derden, zoals andere overheden of instellingen.