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Elektronische Kommunikation

Rahmenbedingungen der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Kevelaer

Im täglichen Geschäftsleben werden immer selbstverständlicher elektronische Nachrichten genutzt. Diese Form der elektronischen Kommunikation verschafft Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers.

Die Stadtverwaltung Kevelaer bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation über E-Mail und De-Mail sowie über Onlineverfahren und Onlineformulare.

Für eine elektronische Kommunikation mit der Wallfahrtsstadt Kevelaer bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Nutzung der aktuell unter www.kevelaer.de veröffentlichten E-Mail- und De-Mail-Adressen,
  • Verwendung aller in städtischen Briefköpfen angegebenen E-Mail-und De-Mail-Adressen für Rückantworten auf das jeweilige Schreiben,
  • Gebrauch der unter www.kevelaer.de angebotenen Onlineverfahren und -formulare, sofern sie diese Daten an die Stadtverwaltung senden.
E-Mail-Sicherheit

Unverschlüsselte E-Mails können auf ihrem Weg durch das Internet von Dritten abgefangen und gelesen oder verändert werden.

Vertrauliche Daten sollten daher niemals mittels unverschlüsselter E-Mail übersendet werden!

Verschlüsselte E-Mails können über die zentrale Adresse vps@kevelaer.de an die Stadtverwaltung gerichtet werden. Das zur Verschlüsselung erforderliche öffentliche Zertifikat (S/MIME) können Sie im Download-Bereich herunterladen.
Informationen zur E-Mail-Verschlüsselung bzw. zur Einbindung und Nutzung von S/MIME-Zertifikaten können Sie dem Benutzerhandbuch Ihres E-Mail-Programms entnehmen.

De-Mail-Sicherheit

De-Mails werden auf dem Übertragungsweg verschlüsselt und sind so vor unberechtigtem Mitlesen und vor Manipulation ausreichend geschützt. Daher bietet die Stadtverwaltung für De-Mail keine zusätzliche Verschlüsselungsmethode an.

Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist sowohl für formlose wie auch für formgebundene Vorgänge möglich.

Formfreie Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können über alle oben genannten Zugänge eingereicht werden.

Formgebundene Vorgänge

Vorgänge, die im Schriftverkehr einer eigenhändigen Unterschrift bedürfen, können, sofern durch eine Rechtsvorschrift nicht anders bestimmt ist, schriftform-wahrend eingereicht werden, indem sie

  • als PDF mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nr. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS VO) versehen und als E-Mail oder De-Mail gesendet werden oder
  • indem sie per De-Mail mit der Versandoption nach § 5 Abs. 5 De-Mail-G übersendet werden (absenderbestätigte De-Mail).

Können übermittelte Dokumente von der Stadtverwaltung nicht bearbeitet werden, werden Sie darüber informiert. Rechtsfristen werden in diesem Fall nicht in Gang gesetzt oder gewahrt.

Rechtsverbindliche E-Mails

Zugangseröffnung für die rechtsverbindliche Kommunikation mit der Wallfahrtsstadt Kevelaer

Die Stadtverwaltung Kevelaer eröffnet den elektronischen Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Wallfahrtsstadt Kevelaer für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW unter folgenden Bedingungen:

Für die Rechtsverbindlichkeit im Rahmen der Übermittlung von Informationen in elektronischer Form  an die Wallfahrtsstadt Kevelaer gelten die Vorgaben des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in der gültigen Fassung.

Soweit für einen Vorgang per Gesetz die eigenhändige Schriftform vorgeschrieben ist, musste dieser Schriftverkehr bislang persönlich unterschrieben und dann in das Rathaus gebracht oder geschickt werden, damit der Vorgang rechtsverbindlich wurde. Ab sofort aber ist es möglich, dass auch rechtsverbindliche E-Mails über die zentrale E-Mail-Adresse

vps@kevelaer.de

an die Wallfahrtsstadt gesandt werden können. So können Wege ins Rathaus eingespart werden.

Die Übermittlung von De-Mails an die Wallfahrtsstadt Kevelaer ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgende De-Mail-Adresse möglich:

vps@kevelaer.de-mail.de

Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen.

Dokumente und Nachrichten, die der Wallfahrtsstadt Kevelaer nicht über den im Rahmen der virtuellen Poststelle beschriebenen elektronischen Zugang übermittelt werden, erfüllen nicht die Anforderungen einer rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation und ersetzen damit nicht die eigenhändige Unterschrift. Beispiele für diesbezüglich nicht ausreichende Übermittlungen sind z.B. gescannte Unterschriften.

Die Einhaltung und Beachtung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes NRW in der jeweils gültigen Fassung wird vorausgesetzt.

Geltungsbereich

Die Rahmenbedingungen für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation gelten ausschließlich für die Kontaktaufnahme mit der Walffahrtsstadt Kevelaer und nicht für die Kommunikation mit städtischen Eigenbetrieben wie beispielsweise den Stadtwerken.Es wird daher ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der elektronische Zugang für die Stadtwerke Kevelaer zurzeit noch nicht eröffnet ist.

Die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Wallfahrtsstadt Kevelaer ist ebenfalls von den Rahmenbedingungen ausgenommen. Hierzu bestehen eigene Verfahren und Regelungen.

Weitere Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Sollten Sie E-Mails oder De-Mails mit Dateianhängen an die Wallfahrtsstadt Kevelaer versenden, beachten Sie bitte, dass die Wallfahrtsstadt Kevelaer nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können aktuell bearbeitet werden:

  • Adobe Acrobat ab Version 6 (PDF-Version 1.5) (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Textdateien im Format ASC II (.txt)
  • Microsoft Word bis Version 2016 (.doc/.docx)
  • Microsoft Excel bis Version 2016 (.xls/.xlsx)
  • Microsoft Powerpoint bis Version 2016 (.ppt/.pptx, .pps/.ppsx)
  • Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
  • OpenOffice Text-, Spreadsheet-und Präsentation-Dokumente sofern sie keine Makros oder eingebettete Objekte (OLE) enthalten (*.odt, *.ods, *odp)

Andere als die o.g. Dateiformate werden nicht oder nur nach vorheriger Absprache unterstützt. Dateien in nicht unterstützten oder bestimmbaren Dateiformaten, auch sofern sie komprimiert oder in Archivdateien übermittelt werden, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

Sie können Dateien komprimieren und in ZIP-oder RAR-Archiven zusammenfassen (*.zip, *.rar). Andere Komprimierungs- und Archivierungsmethoden werden nicht unterstützt.

Dateianhänge dürfen nicht mit einem Kennwort verschlüsselt werden, da sich sonst das Dateiformat nicht bestimmen lässt und der Anhang nicht auf Viren und Schadsoftware untersucht werden kann.

Mailgröße / Datenvolumen

Die Gesamtgröße von E-Mails an die Stadtverwaltung, einschließlich aller Anlagen, ist auf 35 MB begrenzt. Größere E-Mails werden nicht angenommen.

Beachten Sie bitte, dass Anlagen in einem Binärformat beim E-Mail-Versand größer werden können, da sie für den Mailversand in ASCII-Text konvertiert werden.

Die Gesamtgröße von De-Mails ist systembedingt auf 10 MB begrenzt.

Viren & SPAM

E-Mails, die Dateianhänge enthalten, die vom Virenschutzprogramm als infiziert eingestuft werden oder die vom Virenschutzprogramm nicht überprüft werden können, werden ungelesen gelöscht. Sie erhalten darüber keine Information.

E-Mails, die über Mailserver gesendet werden, von denen auch viel unerwünschte Werbung (SPAM) ausgeht, werden nicht angenommen. Sie erhalten darüber eine Nachricht. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an Ihren E-Mail-Dienstanbieter.

Sicherheit von Onlineverfahren und -formularen

Der Austausch von Daten über Onlineverfahren und -formulare, die unter www.kevelaer.de angeboten werden, erfolgt grundsätzlich verschlüsselt (HTTPS/SSL) und ist so vor Mitlesen und Manipulation geschützt.

Rückfragen oder Probleme bei der Nutzung?

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die Stadtverwaltung Kevelaer, Abteilung "Zentrale Dienste - Informationstechnik".